プレゼンテーションを今度する必要があり、今から胃が痛い。。。
プレゼンテーションと言われても、何をどうすればいいのかよくわからない。
上手な、慣れた人だけがやればそれでいいのに。
プレゼンテーションと言われる度に、何度このようなことを思ったことか。
人前で話すというだけでも気が重くなるというのに。
しかもプレゼンテーション！
プレゼンを失敗したからといって、人生終了にはならないんですけども。
皆さんも同じような経験がありますか？
よくある悩み、苦手なことの１つがプレゼンであることは世界共通です。
海外でも人前で話すことやプレゼンを苦手とする人は非常に多いのが事実。
こちらの記事では、そんな悩みの種のプレゼンテーションのコツを伝授します。
プレゼンができる人、と社内で評判になると、評価が俄然変わってきます。
何故ならば、皆が苦手だから。
最後までお読みいただいた上で実行してもらえれば、新たな可能性が見える、そんな記事になっています！
また、関連した内容の記事をこちらにまとめておきました。
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併せて読むことで、この記事の内容もより、理解が深まり、自分の中に落とし込めるはずです。
ボリュームがあるので、この記事をまず、お気に入りやブックマークに追加してみてください。
興味のあるところ、必要だと感じるところからじっくり読んでみてください。
では、本題に入りますね。
プレゼンテーションのコツとはテクニックではない
プレゼンテーションをするとなると、考えただけで私は緊張してしまいます。
仕事や大学の課題のため、日本語・英語どちらでもプレゼンテーションをしてきました。
しかし、何度やっても苦手意識がなくなりません。
プレゼンテーションをネットで検索するとテクニック的なことが沢山出てきます。
しかし、本当に大事なのはそこではありません。
プレゼンテーションで大事なのは技術的な上手さではなく。
聞き手に何をどう提案し、それをどう受け取り、受け入れてもらえるか、が大事です。
失敗や間違うこと、言いたいことを忘れるのでは、など不安要素が沢山あります。
誰かに対して発表をすることが得意な人はなかなかいません。
場数をこなして慣れたことで、毎回上手な人はいます。
でも、最初から上手いわけではないのです。
プレゼンテーションの神とも呼ばれたスティーブ・ジョブズ。
新製品発表の際など、印象的なプレゼンテーションが沢山ありました。
そんな彼であってもプレゼンテーションの際は何度も練習を繰り返したそうです。
プレゼンテーションのその意味とは一体何なのでしょうか。
プレゼンの意味とは？
プレゼンテーションの意味とは、自分の考えを提示・提案することです。
ネットで調べて情報をまとめ、それを他の人に提示します。
また、提示して、理解してもらい、合意を得る目的があります。
参考記事：
プレゼンテーションの意味とは？鍵はコミュニケーション能力にあり
プレゼンテーションの目的には色々あります。
営業関係の買ってもらうためのプレゼンテーションもあります。
情報伝達目的もあります。
調査内容の発表目的。
社内向け・社外向け共に多いものです。
対象の人数も数人のものから、何百人のもの、どれもプレゼンテーションですね。
文章で事細かに伝えるのとは違い、要点を効率よく伝える意味もあります。
プレゼンの場合は時間制限が決まっていることが多いので、その意味と目的をしっかりと考えることが重要です。
また、プレゼン後に達成したい着地点も見えている必要があります。
顧客向けのプレゼンなど、私もちょっとしたものの経験はあります。
いろいろと事前に考えていてもなかなか難しいことが多いですよね。
数人を対象にして行うプレゼンはどれだけ話すことを決めていても、聞き手側の質問などに影響を受けやすいこともあります。
誰に向けて何の提案をするのか？
意味の説明にも含めましたが、『提案』というのがプレゼンの本質です。
プレゼンの準備を開始する前に、誰に向けて何の提案をするのかはっきりとさせておきましょう。
提案する相手が5〜10人以下程度であれば、個人個人のことを把握しておくと良いですね。
こちらが提案をするからには、提案をされる側にもそれぞれの役割があります。
聞き手側のそれぞれの役割をプレゼンターが把握しておくと、スムーズです。
そして、何の提案をするのか具体的にしましょう。
なんとなくざっくりとこんな内容の提案を。。。
という気持ちで始めてしまうと、何を伝えたかったのかよくわからないプレゼンだった、ということにもなりかねません。
提案する相手が大人数の場合でも、大体のプロファイルを理解することは必要です。
年齢層、性別、職業、など。
グループとしてのあらかたの理解をすることで、プレゼンの形式も変わってきます。
これまでの私のプレゼン経験でも、やはり相手と提案内容でプレゼンの形式や流れ自体が変わることを実感しています。
しっかりと事前に把握しておくことでスムーズになります。
理解してから理解される
プレゼンは、相手ありきのコミュニケーションです。
７つの習慣の『理解してから理解される』が鉄則です。
これは第五の習慣です。
7つの習慣にあるように、普通の人は相手を理解することよりも、自分が相手に理解されることを望みます。
そのため、会話をしている時も、相手の言うことを次どう返そうかと考えながら聞いてしまっています。
相手の言っていることを理解しようと聞いているのではなく。
次何を言おうかと考えながら聞いているのです。
プレゼンでは、聞き手のことを理解せずに自分の提案をしていては何も伝わりません。
顧客向けプレゼンの際、顧客が本当に必要としているものを理解していない限り、提案はしても意味がないのです。
相手が必要しているか定かではないけれど、自分は相手に必要だと思うから提案する。
こんな考え方で、相手を理解する前にこちらの提案を出すのはダメです。
聞き手に理解されることを求めるのではなく。
聞き手を理解した上でプレゼンを作成します。
すると、聞き手にはスムーズに理解がしてもらえるのです。
営業をしてきた中、的外れなプレゼンをチームで行ってしまったことがあります。
顧客側が全ての情報をくれていなかったということもありました。
しかし、あれはこちらの顧客理解の不足に過ぎなかったということです。
理解していてこそ、相手のツボ、相手にとって大切なポイントなどがわかります。
それがわかっていることで、提案が可能に成ります。
最初に必要なのはリサーチ
理解してから理解することがプレゼンの前提です。
だからこそ事前の情報収集、リサーチがとても重要となります。
事前の情報収集、リサーチなしにプレゼンは成り立ちません。
1回目のミーティングでいきなりプレゼンということはなかなかありません。
大人数相手のセミナー等であればまた別ではありますが。
事前にミーティングを行い。相手のことを事前調査、情報収集をある程度した後でプレゼンを行います。
大学や研究の場合にも同様です。
プレゼン内容はリサーチベースであることが前提です。
教授など聞き手のこともよくわかっていなければなりません。
また、求められていることをしっかりとわかっていることが重要です。
成績がつけられる際のポイントなどですね。
アメリカの大学ではプレゼンを学ぶクラスが必須になっています。
その際には、プレゼンのテクニックだけではなく。
リサーチスキルについても学びます。
また、プレゼンのクラスではなくとも、グループプロジェクトの課題の１つとしてプレゼンが含まれている場合も多々あります。
これまでに色々なグループメンバーとプレゼンを実施しました。
大半が英語ネイティブでしたが。
皆がプレゼン上手かというと、そうでもなく。
リサーチができていない人はやはり内容が薄く。
どんな場合でも、まずはリサーチから開始するのです。
オーディエンスは誰なのか？
プレゼンの場にいる人たちはどういうメンバーなのか？
何人いて、それぞれ何をしている人で。
どんな性格の人たちなのか。
どんなに些細なことであっても、オーディエンスのことはできる限りの情報収集が必須です。
場の雰囲気、空気でプレゼンの難易度は大きく変わります。
それを作る、醸し出す主役はオーディエンスなのです。
事前に準備できることはないでしょうか？
よく考え、思い浮かぶことを実行してみましょう。
社内や校内、組織内のプレゼンであれば、同僚などにオーディエンスで知り合いがいるか聞いてみることも１つです。
社外や組織外のものであれば、インターネットやSNSで調べてみるのも１つです。
アメリカのビジネスではLinkedInが活用されています。
よくある例が、偉い立場の人は参加しないと思っていたプレゼン。
そのつもりで準備を進め。
しかし着いてみると、想定外の人が参加している、という。
そうなるともう駆け抜けるしかないので逃げ場はありませんが。。。
想定していた参加者が急遽欠席ということもありました。
対面で行う予定が、ハリケーンで出張中止になり、電話でのプレゼンになったり。
事前に確認をし、情報収集していれば。
もしくは、万が一を想定していれば。
プレゼンの状況はガラッと変わってきます。
オーディエンスの把握は非常に大切です。
キーパーソンは誰なのか？
『提案：オファー』を受けてもらうためには、その採決の選択権があるキーパーソンの存在が重要です。
権限者に受け入れてもらえない場合、採決にたどり着けません。
場合によっては、プレゼン直後に断られてしまいます。
誰の心に向けてプレゼンする必要があるのか？
それをはっきりとさせることで、プレゼン内容が定まります。
たまに、権限者が誰かわからない状態でプレゼンをせざるを得ないこともあります。
権限者不在の状態でしなければならないプレゼンもあります。
キーパーソンを把握しておらず、この人だろうと思い込んで実施したプレゼンも過去にはやらかしています。
終わった後に、ではこの話は上司にしておくからね！と。。。
あれほどがっかりするものはありません。
キーパーソンが誰なのか、しっかりと事前把握することも重要なポイントです。
ゴールを共有する
オーディエンスとゴールを共有することは、コミュニケーションにおいて最優先で考えるべきことです。
お互いが同じゴールを理解・共有できていると、プレゼンの内容だけでなく、聞き方にも影響します。
ゴールを共有することは、７つの習慣で言う第四の習慣、win-winの関係をつくるために必須です。
ゴールを共有することで、お互いの立場で協力することができるようになります。
プレゼンの内容と目的を聞き手側が理解していることで、期待される結果の共有が可能となるからです。
ゴールを共有するにはいくつかのステップがあります。
自分のゴール、相手のゴールがあり、それを理解することから始めます。
自分のゴールは？
まず、自分のゴールを明確化しましょう。
これはできるだけ抽象度を上げて考える必要があります。
ただ単に提案が通ればOKではダメです。
それでは抽象度が低すぎます。
提案が通って、その結果相手がどうなり、自分がどうなり、会社や業界や世界がどう変わることが理想なのか？
そこまで考えた上で、ゴールが明確化したと言えます。
例えば、営業のプレゼンだとしましょう。
ある新製品を取引先に買ってもらうためのプレゼンです。
単純なゴールは新製品を買ってもらうこととなります。
抽象度を上げると、こうなります。
新製品を自分から購入してもらう提案が通り、その結果相手は新製品導入によりパフォーマンスが上がり、コストパフォーマンスも改善される。
また自分は売り上げが上がることで、社内での評価も上がる。
相手との関係も更に深まる。それにより、お互いの会社の業績が上がることにつながり。
購入者とその取引先との関係にも良い影響が与えられることが理想的。
また購入者側が自分に他の会社も紹介してくれることとなる。
ただ売るだけではなく、その先に想定しうることまで考えることが大切なのです。
相手のゴールは？
次は、相手のゴールも同様に考えることです。
ここもまず、相手（キーパーソン）のゴールを抽象度の高いところでみます。
- どのくらいの抽象度の高さのゴールを持っている人なのか？
- 業界のことを考えてる人なのか？自分の会社のことを大事に考えてるのか？
- 社内での自分の評価が大事なのか？本音ではどこを一番大事に考えてるのか？
これは事前に行ったリサーチの内容も利用できる点となります。
また、キーパーソンと何らかのつながりのある人から話を聞くことも有効です。
何を一番大事に考えているのか。
それがわかることで、プレゼンでのポイントがガラリと変わってきます。
自分の会社のことを大事に考えている人であれば、会社にとってのベネフィットが何であるかは非常に重要なポイントになります。
社内での自分の評価が大事な人であれば、自分にどんなベネフィットがあるかが重要となります。
これによって社内で自分がどう受け取られることになるか、ということですね。
会社が関係ない場合のプレゼンでも同じです。
その人にとってベネフィットがあるのか。
家族にとってベネフィットがあるのか。
相手のゴールによって同じものでも見方が変わってくるのです。
難しそうに思うかもしれません。
しかし、色々なことをヒントに探り出すことが意外と可能なんです。
相手のゴールを包括すること
自分と相手のゴールを理解した上で、次のことを考えてみましょう。
プレゼンでのオファーが通った時、どこがどうつながるのか。
どう繋がることで相手が一番大事だと考えるゴールが満たされるのか？をデザインするのです。
これはすなわち相手のゴールを包括することになります。
想像やイメージだけでやるのはNGです。
できるだけしっかりとリサーチしてナマの情報を事前に得た上で、デザインをします。
プレゼンは情報ありき、なのです。
リサーチしたつもりでは中途半端なデザインにしかたどり着けません。
相手のゴールを誤って理解してしまっていると、包括した時点で更に悪化してしまいます。
例えば、コスト節約に重きを置いている人に対して、オペレーションの効率化に重きを置いたプレゼンをするのは、つながりがデザインできていないのです。
これらの事前準備が終われば、資料の作成に取りかかります。
資料の構成については別記事で解説してるので参考にしてみてください。
参考記事：
プレゼン資料の構成【デキる人と思われる賢者の仕事術】
イントロダクションで心を掴む
ここまでの準備があった上で、イントロダクション、前半部分で一気にキーパーソンの心を掴みます。
プレゼンでは最初の７秒で聞き手の注意を引く必要があると言われています。
７秒は極端に感じるかもしれませんが、少し長めにみても30秒〜60秒以内に注意を引くことが肝心です。
このプレゼンはしっかりと聞こうと思わせなければなりません。
自己紹介やありがちなご挨拶、感謝の言葉でプレゼンを始めることは回避しましょう。
Get straight to the point. ポイントから入ること。
Start with an attention getter. 注意を引くような始め方をすること。
これがポイントです。
アメリカの大学のプレゼンの講義でも教えられているポイントになります。
グループでのプレゼン課題などがよくあり。
プレゼンの始め方は必ずと言っていいほど採点ポイントに含まれます。
リサーチがしっかりとされていること。
お互いのゴールが明確になっていること。
これらができていれば、どう始めることでキーパーソンの注意を引け、心を掴めるかはもうわかっているはずです。
最初の摑みどころが肝心なのは、何事にも言えることです。
最初に失敗してしまうと、その影響は最後までずるずると続きます。
私もそんなプレゼンをいくつも経験してきました。
せっかく準備したのに、それでは勿体ないですよね。
リサーチとゴール設定が９割
これまでに各ポイントでもよくお解りいただけたかと思いますが。
プレゼンは、リサーチによる情報収集とゴール設定の重要度が９割ほどを占めます。
そこがハマっていれば、後のことは容易いのです。
イントロの際にも記載しましたが。
リサーチとゴール設定ができていれば、プレゼンの始め方もその流れも自然と組み上がります。
変にテクニックを駆使する必要もありません。
しかし、そこで失敗してしまうと、不安定な基盤の上に建物を建てるのと同じで。
非常に不安定な印象のよくないプレゼンが出来上がります。
逆にそんな場合には、いくらテクニックがあったとしても、カバーしきれないのです。
地道な作業に思うかもしれません。
でも、リサーチとゴール設定があってこそ、プレゼンが形に成ります。
あまり時間がなくて、適当な準備だけでプレゼンに望んだことがあります。
そうすると、準備不足さがオーディエンスに伝わるんですね。
そういう時は、全く想定していなかったような質問が飛んできたり。
散々な目に逢うことになります。
どんなにプレゼン慣れしている人にも、近道はありません。
スティーブ・ジョブズであっても、プレゼンの際はまずはリサーチとゴール設定から入り、更に何度も練習を繰り返した上で本番に臨んでいたのですから。
これらの準備ができた後、ようやく資料の作成と話し方の準備に入ります。
プレゼンでの話し方に関しては、こちらの記事を参考にしてみてください。
参考記事：
プレゼンの『話し方』一つで、周りからの見られ方が変わる
プレゼン成功のイメージを先につくること
ゴールを共有するの項目でもお伝えした通り。
ゴールを包括してwin-winの関係性をあらかじめデザインすることが重要です。
これはプレゼンに限らず、すべてのコミュニケーションの現場、文章による提案やオファーにも通ずる点です。
あらかじめデザインをし。
そしてプレゼンが成功するイメージを先に作り上げます。
成功するイメージが描けると、成功する確率がグンと上がります。
失敗したらどうしよう、などと思っていては、本当に失敗するようになるのです。
しっかりとした準備をし。
win-winの関係性をデザインし。
そうすることで、おのずと成功のイメージしか描けないようになります。
もしもそれがどうしても難しい場合は、準備不足ということですね。
もうこれ以上は準備のしようがないくらいのレベルに達してこそ、成功が伴うのです。
本番よりも準備段階がどれだけ大事であるか、これでお解りいただけたと思います。
プレゼンが苦手と思うのは、準備不足だからなのです。
しっかりとリサーチとゴール設定をし、プレゼンは成功して当たり前と思えるようになっていきましょう。
それが、人生の可能性を広げていきます。
この記事のまとめ
最後に、この記事を以下にまとめます。
このポイントさえ押さえてもらえれば、プレゼン成功は間違いありません！
- プレゼンのコツはテクニックではない。
- プレゼンの意味とは、自分の考えを提示・提案すること。
- 誰に向けて何の提案をするのかはっきりとさせておこう。
- プレゼンは、相手ありきのコミュニケーション。
- ７つの習慣の『理解してから理解される』が鉄則。
- 事前の情報収集、リサーチがとても重要。
- オーディエンス、キーパーソンをしっかりと把握する。
- ゴールを共有し、win-winの関係をつくる。
- 自分のゴール、相手のゴールを抽象度を上げて明確化する。
- 相手のゴールを理解した後に包括する。
- イントロダクションでキーパーソンの心を掴む。
- プレゼンはリサーチとゴール設定が重要度の９割を占める。
- プレゼンが成功するイメージを先に作り上げる。
下準備とオーディエンスへの理解があってこそ、プレゼンが成功します。
次回プレゼンの機会が訪れた際にはぜひまたこの記事を読み直してみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
このブログの内容が役に立った、と感じた方は下のランキングバナーを押していただけるとうれしいです＾ー＾
自分の人生を生きたい方へ
情報に溢れかえるネット上で、こちらの記事に辿り着いてくださりありがとうございます。
また、貴重なお時間を割いて最後まで読んでくださり本当にありがとうございます。
この記事の内容が少しでもお役に立ちましたら光栄です！
そして、If you wish to live YOUR LIFE……
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【賢者の知恵袋】ライター。アメリカ在住バイリンガル銀行員。大学中退・学位なし派遣社員であったが、仕事・育児・学位取得を両立させながら本業のみで年収3倍以上を実現。更に上を目指し日々向上中。英語を身につけ、人生の可能性を広げ、楽しむ術を中心にブログを展開している。
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