プレゼン資料の構成【デキる人と思われる賢者の仕事術】

プレゼンと聞くと、どんなイメージが浮かびますか?

・スティーブ・ジョブズによるアップル製品のプレゼン

・TEDのような著名人による専門分野のプレゼン

・社内での新規プロジェクトのプレゼン

・取引先への新製品のプレゼン 


等々

近ごろは、面接でプレゼンすることもあるようです。

今では、誰もが必要とするスキルの1つになっているといっても過言ではないですよね。

「来週、○○のプレゼン頼むよ」なんて言われることもありますよね。

さあ、そんな時、どうしましょう?


慌てる必要はありませんよ。

要点を押さえれば、プレゼンは決して難しくないんです。


近々、プレゼンがある!

良いプレゼン資料の作り方、プレゼンの方法を知りたい!

そんな方に参考にしていただけるよう、資料の構成からプレゼンの流れまでを、キモを押さえつつ、わかりやすくまとめてみました。


・初めてのプレゼンを控えている

・急にプレゼンを頼まれ困っている

・何度かプレゼンをしているが、クライアントの反応がイマイチ

・内容は良いのに、資料が見づらいと言われる

・とにかくプレゼンが苦手!

そんな方は、ぜひ読んでみてください。

きっと、プレゼンがこわくなくなりますよ。

また、関連した内容の記事をこちらにまとめておきました。

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併せて読むことで、この記事の内容もより、理解が深まり、自分の中に落とし込めるはずです。

ボリュームがあるので、この記事をまず、お気に入りやブックマークに追加してみてください。

興味のあるところ、必要だと感じるところからじっくり読んでみてください。

では、本題に入りますね。

プレゼン資料の構成についての誤解

プレゼン資料の構成についての誤解。プレゼン資料を作るためにネットで情報収集してる人が多いけど、大切な本質部分を疎かにしている人が目立つ。

プレゼン資料を作るためにネットで情報収集というのは、今や定番だと思います。

ただ、下記のような方法論にフォーカスしている人が多いように感じます。

・資料をどう作るか?

・それをどう発表するか?

もちろん、それも大事です。

ですが、これだけだと、もっと大切な本質部分が抜け落ちてしまう可能性があります。

そうならないために、プレゼン資料の構成について、考えてみましょう。

見やすさの重要度は?

見やすさの重要度は?
プレゼン資料はごちゃごちゃして見にくくならないようにシンプルにまとめるのが大事。

まず、見やすさ、これ大事ですよね。

見やすいプレゼン資料って、どんなものだと思います?

一番はこれではないでしょうか。

シンプルであること。

・伝える情報は、1つのスライド(ページ)に対して1つにする。

・文章は、要点のみを伝える 箇条書きにする

・スライド内の文字は、できるだけ少ない文字数で、離れた席からも読みやすい大きな文字にする。

(特に大きな会場でのプレゼンだったりすると、文字の大きさは大事ですよね。
読めなければ、意味ないですから。)

案件にもよりますが、デザインに凝ったりする必要はあまりないようですよ。

ちょっとハードル下がりますね。

(ファッション関係だと、そういう訳にもいかないかもしれませんが。)

私も経験ありますが、伝えたいことがたくさんあると、ついつい煩雑な書面になりがちです。

伝えたいことを絞り込むことは、とても大事だと思います。

そして、見やすさと同じくらい大事なのがこれですよね。

伝わりやすさの重要度は?

伝わりやすさの重要度は?

見やすい資料は、それだけでも、聞き手の関心を引きやすいです。

そこで重要なのが「伝わりやすさ」ですね。

では、伝わりやすい資料って、どんなものでしょう?

①聞き手の興味をそそる表現、見せ方になっている。

たとえば、売り上げが上がることを伝えたいとします。

「売り上げが上がります」

「売り上げが3倍に!」

どちらの表現が興味を引くでしょう?


後者ですよね。

聞き手目線で考えることが大事ですね。

強調したい部分の文字色を変えるなども効果的です。


②レイアウトに統一感がある。

いくらシンプルにまとめても、レイアウトがバラバラだと理解しづらいです。

・文字のフォントをそろえる。

(タイトルやよほど強調したい文字以外は、同一フォントで。)

・文字、図形はきちんと整列させる。(Zの法則に従う)

※Zの法則とは、対象物の全体像を把握するときに、人の目がZの形に動くことを言います。

・色使いは、白、黒を含め5色以内にする。それ以上は、同系色の濃淡で表現する。

レイアウトに気を配るだけで見た目がグンとアップします。

注意したいですね。

見やすさや伝わりやすさをチェックしたいなら、当事者やチームの人ではなく、プロジェクトについて知らない人、家族や友人に見てもらうと良いかもしれません。

彼らが見やすい=理解しやすいと感じるのであれば、問題ないと思います。

さて、見た目や伝わりやすさも大事ですが、もっと大事なものがあるんです。

テーマが悪ければすべてが台無し

テーマが悪ければすべてが台無し。プレゼントはそもそも『提案』、いかにどんなにきれいな見た目で、どんなに伝わりやすくプレゼンされても、相手がいらないと思う『提案:オファー』は通らない。

プレゼンは英語のPresentationの日本語略語です。

幅広い意味を持つ単語ですが、「プレゼン」として使われる場合の意味は、「提案」「発表」といったところでしょうか。

その他にも、プレゼント=贈り物に通じる、贈呈品という意味もあります。

その意味も含めて考えると、贈り物としての提案である以上、相手が欲しがるものの方が喜ばれますよね。

つまり、どんなにきれいな見た目で、どんなに伝わりやすくプレゼンされても、相手がいらないと思う「提案:オファー」は通らないということです。

たとえば、ジャケットを探している人に、どんなに良いコートを勧めても買いませんよね。

提案=プレゼンのテーマが的外れでは、いくら良い資料を作っても無駄になってしまう、ということです。

では、テーマはどう設定したらいいんでしょうか?

ゴールを決めてから準備する

ゴールを決めてから準備する。なんのためのプレゼンか? プレゼン後、どうなることが目的か?という一番大事なこと(ゴール)を一番最初に決める。

テーマが大事なのは理解していただけたかと思います。

実は、テーマを決める前に決めておかなければいけない、もっと大事なことがあるんです。

それはゴールを決めることです。

ゴールとは、

なんのためのプレゼンか?

どうなることが目的か?

ということ。

これを一番最初に決めて、準備をスタートすることが大切です。

ゴールの設定→テーマの設定の順番です。

私のプレゼン機会は、やはりファッション関係が多いのですが、ゴールの大切さを痛感しています。

新規企画やイメージコンサル(個人)を依頼された場合、ゴールが見えないとまったく進みません。

それは、相手とのコミュニケーション不足の場合もあります。

ですが、相手に明確なゴールが認識されていない場合もあります。

たとえば、新規企画といっても、既存顧客向けなのか、新規顧客獲得のものなのかでは、まったく違ってきます。

しっかりとコミュニケーションを取って、リサーチした上で提案していく必要があります。

このあたりのことについては、後ほど、また詳しくお話したいと思います。

では、ゴールについて、もう少し詳しく考えてみたいと思います。

プレゼン成功のゴールとは?

プレゼン成功のゴールとは?何をもって成功と考えるのか?

そもそもプレゼンの成功ってなんでしょうか?

提案する側は、伝えたいことを伝えきる。

提案される側は、その提案によって、ポジティブな結果=未来を想起できる。

その上で、提案=オファーが受け入れられること、ではないでしょうか。

そもそも、何をもって成功と考えるのか?

成功のカギとなる要因について考えてみたいと思います。

win-winであること

win-winであること。提案:オファーをする側、受ける側がともにwinになることが重要。

提案=オファーをする側、受ける側がともにwinになることが重要です。

たとえば、A社が新製品の売り込みプレゼンを、B社にするとします。

プレゼンするA社のwinは、そのプレゼンで発注をもらうこと。

オファーを受けるB社のwinは、その製品によって売り上げが上がる(と見込める)こと。

双方とも、新たなクライアントや市場を開拓できるような製品であれば、よりwin-winと言えるのではないでしょうか。

では、どうすれば、そのような提案ができるんでしょうか?

相手と自分のゴールがともに満たされる

相手と自分のゴールがともに満たされる。言葉を変えれば、双方ともに目的:ゴールが満たされる。
プレゼンをする側が主導権を持つためには、相手のゴールを自分のゴールが包括する必要がある。相手の本音のゴールを見極めた上でそのゴールを包括した提案をする。

win-winとは、言葉を変えれば、双方ともに目的:ゴールが満たされる、ということです。

プレゼンをする側が主導権を持つためには、相手のゴールを、プレゼン側のゴールが包括する必要があると思います。

相手の本音はどこにあるのか?

建前ではない本音のゴールを見極める。

その上で、それを包括した提案をする。

つまり、相手よりも抽象度の高い視点で考える必要があります。

そうして初めて、相手のゴールを包括することができます。

たとえば、新しい市場への新規参入のプレゼンをするとします。

現状から、どのように参入するかという戦略はもちろん、5~10年後には、その業界で、どのようなポジション、役割を担っているか、も提示します。

今後、その業界ではエコ志向が加速すると考えられる。

プレゼン側は「サスティナブルな社会の実現」という視点に立つことで、適切な提案ができるということです。

この抽象度の高い視点を持つというのは、非常に大事です。

相手は問題を抱えていることが多いです。(だからこそ提案を求めている)

そうすると、ついつい目先の問題解決に目が行きがちです。

ですが、そこにフォーカスしている限り、問題解決はできません。

これは、私自身も日々感じていることです。

だからこそ、問題だけではなく、その背景について考える。

抽象度を上げて考える、ということを心掛けています。

さて、相手の本音のゴールを知るためには、綿密なリサーチが必要ですよね。

最重要なのは事前の『リサーチ』

最重要なのは事前の『リサーチ』。キーパーソンは誰なのか? その人は本音のところ、何を目的に動く人なのか?

プレゼンする目的は、人に働きかけて、オファーを受け入れ、それに向けてアクションを起こしてもらうことです。

面接であれば、合格認定をもらう。

営業(売り込み)であれば、発注をもらう。

その際に、プレゼンする相手=キーパーソンは誰なのか?を見極めることは非常に重要です。

その人は、本音のところ、何を目的に動く人なのか?

売り上げを重視する人なのか、

社会貢献を重視する人なのか、

自社の理念や世界観を重視する人なのか、  

ここを見誤ると、プレゼン自体はうまくいったように見えても、

相手に響かない=結果が出ないということになりかねません。

必要な情報を網羅した上で、相手に合わせ、どこにフォーカスを当てるのか?が重要なんです。

こちらの記事が、とても参考になると思いますので、ぜひ合わせて読んでみてください。↓

参考記事
プレゼンテーションのコツ!テクニック論よりも重要なこと

何事も「相手を知る」ということは大事なんですね。

キーパーソンの存在

キーパーソンの存在。相手が複数いても、その中からキーパーソンを特定することが重要。

1対1のプレゼンであれば、相手のことを考えればいいでしょう。

でも、相手が複数いる場合は、その中からキーパーソンを特定する必要がありますね。

セミナーのように、不特定多数が相手の場合もあります。

その場合は、どのような属性の人達なのかを考えます。

また、1対1のプレゼンであっても、決裁権を持つのは、別の人(その人の上司とか)ということもあります。

その場合には、あらかじめ、その人についての情報も集めておく必要があります。

先ほども言いましたが、プレゼンの目的は、人の心を動かして、アクションを起こしてもらうことです。

心を動かすべき人を間違えてしまうと、こちらが期待するアクションを起こしてもらえません。

それほど、キーパーソンを特定することは重要なんです。

では、キーパーソンが特定できたら、次にすることは?

ベネフィットをリアルにイメージさせること

ベネフィットをリアルにイメージさせること。ベネフィットの説明。オファーを受けることによって相手のベネフィットが満たされることをリアルに想起(イメージ)させることが必要。

ベネフィット(benefit)は、利益、恩恵といった意味です。

メリット(merit)と意味が似ていますね。

違いを言うなら、メリットは利点そのものを指し、ベネフィットは、その利点によって得られるポジティブな状態のことを言います。

たとえば、エアコンのメリットは、快適な室温をキープできることです。

そしてベネフィットは、暑さ寒さに影響されない快適な生活、といったようなものになります。

この例からもわかるように、ベネフィットとは、ポジティブな(満足感のような)感覚を伴うものです。

この感覚を相手にリアルに想起(イメージ)させることが重要です。

ファッションもそうですが、自動車や家のような高額商品は、とくにこれが大事だと思います。

商品のスペックだけでなく(それ以上に)、それによって得られる素敵なライフスタイルをアピールする必要があるんですね。


さて、プレゼン資料の内容についてはなんとなくわかってきたでしょうか。

では、次に、それをどのように構成したらいいか、について考えてみたいと思います。

『つかみ』が最重要

『つかみ』が最重要。ファーストインプレッション:第一印象で心を奪う。

つかみといえば、ファーストインプレッション:第一印象で心を奪うことですよね。

第一印象といえば必ず出てくるのが「メラビアンの法則」です。

第一印象は初対面の3~5秒で決まると言うアレですね。


関連記事:
第一印象『以前』こそが最重要!?メラビアンの法則の真の活用法

※メラビアンの法則とは、人が第一印象を決める3つの要素とその影響度(%)のこと。

・言語情報(話す内容)7%

・聴覚情報(声)38%

・視覚情報(見た目)55%

プレゼンのつかみはもう少し長くて、最初の30秒で決まるそうです。

ここでも、メラビアンの法則は有効だと思います。

言語情報は影響度7%ですから、なにを言ってもあまり変わりがないと気楽にかまえるとリラックスできて良いかもしれません。

よく、ちょっとした失敗談などを話して笑いを取ったりしますよね。

そういった、聞き手とのラポールを築くような小話もいいと思います。

それよりも、声が38%ですから、適度なボリュームとスピードの声で、自信を持って話すことが重要ですね。

自信、つまり自分を信じている人の声には説得力があります。

逆に自信のない人の話は説得力に欠けるので、伝わりません。

そして見た目が55%と一番影響力があります。

でも、これは、美人とかイケメンということではありませんよ。

清潔感があり、TPOをわきまえた服装かどうか、ということです。

スティーブ・ジョブズのように、黒のタートルとパンツにスニーカーというのは、誰もが真似できるスタイルではないので、注意してくださいね。(笑)

さて、言語情報は影響度7%とはいえ、内容もやっぱり大事ですよね。

相手の常識を破壊する

相手の常識を破壊する。ありきたりなメッセージでは興味を持ってもらえない。意外性のあること ただ単に尖っていればいい、ということでもない。相手のキャラに合わせる必要もある。

とはいえ、ありきたりなメッセージでは興味を持ってもらえません。

やはり、つかみの部分(できれば最初の30秒)で、相手の常識を覆すようなメッセージを投げかけられると良いですよね。

外国語で話し始めるとか。

スーツでびしっと決めた人が一発ギャグ的なことを言ったりとか。

ただ、意外性があるといっても、単に尖っていればいい、ということでもありません。

聞き手の属性やキャラに合わせる必要はありますよね。

私の場合は、その場の雰囲気にもよりますが、笑える自虐ネタを話したりしますね。

見た目とネタのギャップが大きいほど、笑いも取れて親近感が湧くように感じます。

他には、どんなつかみがあるでしょうか?

相手の頭を疑問符でいっぱいにする

相手の頭を疑問符でいっぱいにする。なぜそんなことが可能なの?と思わせることができれば、話の続きを聞きたくてしょうがなくなる。

つかみで疑問を抱かせるのも、興味を引く良い方法です。

なぜそんなことが可能なの?と思わせることができれば、話の続きを聞きたくてしょうがなくなりますよね。

たとえば、

「食べたいものを好きなだけ食べて、1か月で10kg痩せました!」

「ニートだった私が、1年で年収2000万に!」

と聞くと、「えっ?!」と思いますよね。

どうやったら、そうなるのか聞きたくなりますよね。

もちろん嘘や誇大表現はNGです。

ですが、事実に基づいた情報なら、強力なつかみになります。

私だったら、「センス0(ゼロ)でも、おしゃれになれる!」とか。

(ファッション関連が多いので)

聞き手が思っていることと逆のことを言って、本題につなげます。

そう、つかみはつかみだけでもかまいませんが、プレゼンの本題につなげられるとなお良いですよね。

さて、つかみはOK!となったら、次はいよいよ本題ですね。

ストーリーで魅せる

ストーリーで魅せる。プレゼンの流れの中にもストーリーを盛り込むといい。人類史上最大のベストセラーは聖書 聖書もストーリーの力で広まった。

プレゼンの流れの中にもストーリーを盛り込むと良いと思います。

古来より、人は大事なことを伝えるために、それを物語(ストーリー)にしてきました。

人類史上最大のベストセラーといえば聖書です。 

聖書もストーリーの力で広まったんですよね。

面白いストーリーって、ワクワクドキドキがあって、次どうなるか知りたくて、どんどん読み進めてしまいますよね。

そのドライブ感をプレゼンに盛り込むと、聞き手の興味をキープできます。

事実をそのままというより、少し脚色を加えて興味をそそるストーリーにする。

そんな感じでしょうか。

ちょっと料理に似てるかなと思います。

たとえば、小麦粉はそのままではただの粉です。

それが、調理をすることでパンにもケーキにもクッキーにもなります。

事実(小麦粉)を、少し脚色する(調理する)ことで、ストーリー(パンやケーキ、クッキー)が出来上がる、ということです。

でも、 材料はあくまでも事実(小麦粉)です。

相手の好みに合わせて、どんなものにもアレンジ可能なんですね。

それでは、シンプルなストーリーの型(テンプレート)を解説しますね。

私も、ブログに自己紹介のストーリーを「パーソナルヒストリー」として、この型に沿って書いています。

読んだ人から「面白かった!」とよく感想をいただいてます。

発端

発端。問題提起にあたる部分、相手が日常的に問題意識を抱えていたり、心の中に疑問として抱えているところをつけるといい。

ここは、問題提起にあたる部分です。

相手が日常的に問題意識を抱えていたり、心の中に疑問として抱えているところを突けるといいですね。

たとえば、ダイエットをテーマに考えてみましょう。

痩せたい人であれば、食事のカロリーについて気を配っていますよね。

そして、カロリーを気にせず食事をしている人を見て、「なぜあの人は太らないんだろう?」と考えていたりすると思います。

そこへ、「なぜ、あなたは太ったんでしょうか?」という問題提起をします。

痩せたいと思っている人は、痩せる方法については熱心に考えています。

ですが、なぜ太ったかについてはあまり詳しく考えたことがないと思います。

(多分「食べ過ぎかな?」くらいしか考えてないですよね。)

実は「なぜ太ったのか?」というストーリーの中に痩せるためのヒントがたくさん隠されています。

それをストーリーに載せて語っていくということです。

ストーリーといえば、山あり谷ありが醍醐味ですよね。

苦難

苦難。問題解決に至るまで、今回のオファーが生み出されるまでの苦難のストーリーをできるだけ具体的に描写する。相手が共感できるような共通体験を盛り込む。

ここでは、問題解決に至るまでの(今回のオファーが生み出されるまでの)苦難のストーリーをできるだけ具体的に描写します。 


先ほどのダイエットのテーマで話を進めますね。

「なぜ太ったのか?」について、つまり太るメカニズムについてのリサーチをする必要があります。

そうすると、太る原因は、ただ食べ過ぎというだけではないことがわかってくると思います。

そして、食べ過ぎてしまうのは、必要な栄養素が摂取量に満たないため、それを補おうと体がさらに食べることを要求するためだとわかりました。


つまり、必要な栄養素を必要量、すべて摂取できれば食べ過ぎは防げる、太らない体を作ることが可能という結論を得たとします。


ここまでくれば、相手に合わせて、様々なオファーが考えられますよね。

そして、ここまでのプロセスには、文献を探したり、研究所や学者さんを取材したり、いろいろ苦労があったと思います。


それらがすべて、ストーリーとして生きてきます。

さらに、相手が共感できるような共通体験を盛り込むとより効果的ですね。

たとえば、プレゼンターが何度もダイエットに失敗していた人なら、その体験をオファーにつなげられると、説得力も親近感もアップすると思います。


そして、いよいよ解決法=オファーの提示です。

解決

解決。今回のオファーで提示する『解決法』との出会いによって、
今までの問題が劇的なまでに解決された具体事例を示してイメージさせる。

ここでは、今回のオファーで提示する『解決法』との出会いによって、今までの問題が、劇的なまでに解決された具体事例を示します。


問題が解決された状態をイメージさせることが重要です。

何度もダイエットに失敗したプレゼンター自身が、具体事例であれば、すごくイメージしやすいと思います。

日常の食事で足りていなかった栄養素を必要量摂取する食生活を実施した、その方法と結果を提示します。

ビフォーアフターの写真やデータ(数字)などを効果的に使うとよりイメージしやすいでしょう。

もちろん、具体事例は、プレゼンター自身でなくてもかまいません。

イメージコンサルなどの場合も、ビフォーアフターの写真はインパクト大ですね。

違いが大きければ大きいほど、破壊力も大きくなります。

さて、問題が解決されたら、ここをクローズアップしましょう。

理念

理念。今回のオファーを通じて、業界をどう変えたいのか?世界をどう変えたいのか?共感を生むような理念を語る。

最後に、今回のオファーを通じて、業界をどう変えたいのか?世界をどう変えたいのか?

それについて、共感を生むような理念を語ります。

ここまでのダイエットのストーリーで言えば、単に痩せることが目的ではなく、リバウンドしない、健康な体を作ることがゴールですよね。


今回のオファーが、必要な栄養素の摂取に着目した食生活をサポートする製品だったとします。

「痩せる」ことがゴールのダイエット業界に、「太らない健康な体を作る」というゴールを提示する。

それによって、リバウンドに苦しむ人が減り、自分に自信を持って生きる人が増える。

(痩せたいと思っている人は、どこか引け目を感じていたりするものです。)

そして、健康で幸せな人がイキイキと生きる世界が実現する。

といったようなことですね。

この理念は、プレゼンを受ける側のキーパーソンのそれを包括していることが重要です。

そして、プレゼンする側が心から思っていることも大事です。

上っ面だけでは、伝わりませんから。

ここまで、ダイエットをテーマにストーリーについて書いてきましたが、ストーリーの型のようなもの、なんとなくわかっていただけたでしょうか?

魅力的なゴールを見せられることがすべて

魅力的なゴールを見せられることがすべて。流れの部分も大事だが、一番の根本はゴールの共有。
リサーチでキーパーソンがどんな人で、どういうゴールを持って日々を送ってる人なのかを見極めることが9割、と言ってもいい。

ストーリーとしての流れの部分も大事ですが、一番の根本はゴールの共有です。

しっかりリサーチして、キーパーソンがどんな人で、どういうゴールを持って日々を送っている人なのかを見極めることが9割、と言ってもいいでしょう。


ゴールが満たされるイメージを、キーパーソンに抱かせることができれば、プレゼンは成功です。

結果も付いてくるでしょう。



プレゼン資料の構成について、一通り大事なことを解説してきましたが、これらの記事も併せて読めば、理解がより深まるはずです。


関連記事:
プレゼンテーションの意味とは?鍵はコミュニケーション能力にあり

関連記事:
プレゼンの『話し方』一つで、周りからの見られ方が変わる



それでは、今回の記事のまとめです。


こうして書いてきて、プレゼンって、資料の内容や構成、発表の仕方というより、人(キーパーソン)のリサーチにかかっているんだな、と改めて実感しました。

この記事のまとめ

この記事のまとめ

・プレゼン資料は見やすさ、伝わりやすさを考え、シンプルにまとめる。


・テーマが悪ければすべてが台無し。

どんなにきれいな見た目で、どんなに伝わりやすくプレゼンされても、相手がいらないと思う「提案:オファー」は通らない。


・プレゼンは、提案=オファーをする側、受ける側がともにwinになることが重要。


・プレゼンをする側が主導権を持つためには、相手のゴールを、プレゼン側のゴールが包括する必要がある。


・最重要なのはリサーチ、それによって、キーパーソンとその人のゴールを見極める。


・ベネフィット=利点によって得られるポジティブな状態と、そのポジティブな(満足感のような)感覚を相手にリアルに想起(イメージ)させることが重要。


・第一印象で心を奪い、相手の常識を覆すようなメッセージを投げかける。

なぜそんなことが可能なの?と思わせることができれば、話の続きを聞きたくてしょうがなくなる。


・プレゼンの流れの中にストーリーの型(発端、苦難、解決)を盛り込むと、聞き手の興味をキープしやすい。


・今回のオファーを通じて、業界をどう変えたいのか?世界をどう変えたいのか? 

それについて、共感を生むような理念を語る。


・プレゼンの一番の根本はゴールの共有。キーパーソンの見極めが9割。



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