プレゼンテーションの意味とは？鍵はコミュニケーション能力にあり

こんにちは。
フォトグラファー　ハベンです。

プレゼンテーションと聞いて、どんな感じがするでしょうか？

「人の前で話すんでしょ、わぁ、苦手！」

「緊張するわ～　頭真っ白・・・」「何話したらいいの？」

プレゼンテーションって、実は、そんなマイナス面ばかりじゃないのですよ。

あなた自身の仕事上でのこと、または日常生活の中でも、たくさん良いことを起こしやすくなるような技術のことです。

しかも、それは、練習すれば誰でもできるようになることなのです。

どうか、苦手意識で決めつけないでください。

この記事が、プレゼンテーションのイメージを変える役に立てれば嬉しいです。

また、関連した内容の記事をこちらにまとめておきました。

併せて読むことで、この記事の内容もより、理解が深まり、自分の中に落とし込めるはずです。

ボリュームがあるので、この記事をまず、お気に入りやブックマークに追加してみてください。

興味のあるところ、必要だと感じるところからじっくり読んでみてください。

では、本題に入りますね。

プレゼンテーションの意味は情報伝達の手段

「聴衆を啓発し、行動の道筋を示し、それに感心を持つような言葉や視覚を使って行うスピーチ。効果的なプレゼンテーションは、通常、プレゼンテーターによって、行動を変化させるように計画され、組織立てられる。」
（DBM用語辞典）

プレゼンテーションとは、情報伝達手段の一種です。

日本語と意味が完全に重なる言葉は難しいですが、指し示す内容によって言い換えるなら、「説明」「提示」「提案」などが近いです。

例えば、新しくパソコンが発売されるとします。

それを、どんなふうに聴衆に見せたら「欲しい」「買いたい」と注意をひくのでしょうか？

そして発売されたら、実際に、お店の開店前からお客さんが行列を作って並んでいる、という行動が起きているのが、プレゼンテーションの目的が達成された状態だと言えます。

そんなふうに聴衆が納得して行動するのをうながすために、視覚的な効果を用いて説明・提案するのがプレゼンテーションです。

お客さんが何か反応しようが、一方的に話すのは、単なるスピーチですが、プレゼンテーションは、聞いている人に強要するのでなく、説明、提示することで、「ああ、こういうことなのね」と理解してもらうことがポイントです。

話し手は、聞き手がとって欲しい行動も提案します。

そのことで初めて、聴き手もプレゼンテーションの目的を理解し、行動に移すことになります。

プレゼンテーションとは？広義で考える

「提案」を広い意味で考えると、コミュニケーションが行われるほぼすべての場面が『プレゼン』の場だと考えることができます。

相手に行動してもらうためには何が必要でしょうか？

それには、相手はあなたの発表内容を初めて聞くわけなので、相手の理解のプロセスにあった提案方法が必要となります。それは３つあります。

■STEP1 理解
伝えた情報に対して、頭でわかってもらうこと。

聞き手が今まで知らなかった情報を伝え、それを理解してもらうというのは、プレゼンテーションの役割の大きなひとつです。

新製品の発表、学校の授業がわかりやすいでしょう。

■STEP2 納得
理解した内容が腑に落ちて「その通りだなぁ」と思ってもらうこと。STEP1どまりとSTEP2の違いは、「言ってることはわかるけど、なんとなくピンとこない」のと「よくわかった。

おっしゃる通り！」の違いです。

聴き手にとってのメリットが何か、実際に聞き手が行動したとき、役に立ちそうだ、というイメージが相手の頭の中にも描かれるようになります。

■STEP3 行動
理解・納得してもらい、その結果として聞き手の行動にまでつながる。これがプレゼンテーションの究極のゴールです。

つまり、朝早くからお店に並んで御目当ての商品を手に入れようとしたり、日々の生活に取り入れたりします。

このSTEP3までが求められるプレゼンテーションはなかなか大変ですが、それが求められることも少なくありません。

そして、聞き手がどう行動するか、ということが、あなたの伝えたことである、と言えます。

あなたが試行錯誤したものでなく、聞き手が受け取ったことが、プレゼンの評価になります。

あなたの意図した行動を聞き手がとってくれてはじめて、成功と言えます。

　スライドを使うお馴染みのスタイル

具体的には、パワーポイントで作った資料や図をスクリーンに映し出し、計画・企画案・見積もり・活用方法などを、会議で説明する形式です。

そして、スライドを見てもらいながら、聴き手に質問して答えてもらったり、手をあげてもらったりしながら直接相手とコミュニケーションをとることができます。

あなたが説明したことに対して、相手から様々な質問をされることもあり、そのことで、自分の考えが深まったり、自分の盲点に気づくかもしれません。

スライドのデザインを考えるときは、なるべく情報量をシンプルに選択しましょう。ただし、おしゃれで綺麗なスライドを作ることが目的にならないように！

目的は、聴き手に行動を起こしてもらうことにつながるかどうか、です。

私の経験談になるのですが、箇条書きがたくさんあって、少し図やイラストがあり、それを演者が読み上げているだけのプレゼンテーションは、だんだん眠たくなって、あちこち筆記用具をいじったり、集中力を保てなくなっていました。

１つのスライドに情報がたくさんあると、見る方は、初めて見るのでたくさん情報を処理しないといけなくなり、だんだん、脳が疲れてくるのですね。

なので、なるべくシンプルに一目で分かるスライドが理解もしやすく、話のテンポが良ければなお良いです。

こういったお馴染みのスタイルのプレゼンに関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

参考記事：
プレゼンテーションのコツ！テクニック論よりも重要なこと

　『提案』が行われるすべての場面

何かを相手に提案するすべての場面が、プレゼンテーションと考えられます。

例えば・・・

友達をイベント、映画や、旅行に誘う時。

彼氏、彼女をデートに誘う時。

家族に買い物を頼む時。

会社の行事で幹事をすることになり、企画内容を伝える時。

会議で話し合いをする時。

上司が部下に用事を頼む時。

社員に改善してもらいたい業務があるとき。

役場でわからないことを質問する時。

PTAで決まったことに、クラスの保護者からの協力を必要とする時。

トラブルや災害に巻き込まれて、助けを必要とする時。

まだまだ、ありそうですね。

そんなとき、どうすれば正しく相手に理解してもらい、意図した行動をとってもらうことができるのでしょうか。

日常のすべての場面でプレゼンが必要

私たちは、日常のほぼ全ての場面で、私たちは何かしらの形でプレゼンテーションを行なっていると言えます。

そして、それは相手にあなたの提案を正しく伝えて、効率よく、スムーズに意図した行動をとってもらう必要があります。

時間的に制約がある場合も多いですからね。

だからこそ、プレゼンの能力を高める必要があるし、能力を高めるとコミュニケーションの質が高まり、結果的に生きやすくなるのです。

例えば、このような例はどうでしょう。

「きょう正午すぎ、福岡市の福岡空港で乗客・乗員合わせて二百七十五人の乗った福岡発ジャカルタ行きのガルーダ・インドネシア航空の飛行機が離陸に失敗して滑走路を外れた所で炎上し、男性三人が死亡したほか、乗客ら百十人と消火にあたった消防士がけがをするなどして十三か所の病院で手当てを受けています。」

どちらかというと、書き言葉に近いです。

こちらはどうでしょうか。

「さっき、飛行機事故が起こりました。

福岡空港で、ジャカルタ行きの飛行機が離陸に失敗して燃えました。

えー、飛行機はガルーダ・インドネシア航空の飛行機です。

乗員と乗客は二百七十五人乗ってたんですが、三人死にました。

あと、消防士と百人ぐらいの乗客がヤケドして、十三か所の病院に運ばれました。」

話しやすく、伝わりやすいのは、やはり話し言葉に近い文体になります。

伝われば、コミュニケーションも活発になったり、新しいアイデアも出てきやすくなりますね。

プレゼンでの話し方に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

参考記事：
プレゼンの『話し方』一つで、周りからの見られ方が変わる

『理解してから理解される』

私たちはみんな、自分のことを相手にわかってもらいたい、という欲求を持っていて、これは意識する、しないに関わらず、かなり強い力を持っています。

例えば、「ずいぶん仕事ぶりがよくなって成長したね。」と上司から褒められれば、「○○さん（上司）のお蔭です。ありがとうございます。」と御礼を返すでしょう。

こんな風に、日常の小さなことでも、何かしてもらった承認の好意・行為に対してお返しをしようという意識が私たちにはあるのです。

そのときのコミュニケーションは、自然と、より心を開き、お互いに意思が伝わりやすいものになっています。

そうすると、あなたも相手がどんな人かを理解しやすくなり、相手も、あなたを理解してくれるようになります。

しかし、逆に、あなたが自分の伝えたいことばかりを話すと、相手はなかなか耳を貸そうとしません。

例えば、選挙運動の車からの一方的な放送などは、右から左に耳を通過している、という感じではないでしょうか？

私も最初は、知らない人に話しかけるのが怖かったです。

でも、相手のことを知り、自分のことも紹介することで、お互い打ち解けられるようになると、信頼関係ができて、怖さがだんだんとなくなっていきました。

自分本位な『提案』になってませんか？

あなたが伝えたいことを思いつくまま話していては、相手にはきちんと伝わらないし、何より、相手が負担を感じてしまいます。

ですが、多くの人は、長々と喋り続ければ良いと思っていたりします。

それだと、プレゼンテーションの目的である、相手に行動を起こさせるということを達成できませんよね。

「理解」「納得」「行動」という思考ステップを経て、人は考えを受け入れていきます。

それをだらだらでなく、手短に話します。

情報だけであれば、本や配布資料だけでも十分なはずです。

「だから何？」「それで？」と自問自答するのも効果的です。

「相手目線」とは、相手のことを「思い浮かべる」ではありません。

相手が何を感じているのか？を『感じる』ことなのです。

相手の身体の中に入り込むイメージを持つ。

そして、相手の体の中から見えているもの、感じているものを「感じる」のです。

相手が今、どんな状態にいるのか？
どんな不安があるのか？
どんな望みがあるのか？
それを身体の内側から感じるイメージを練習する。

あるいは、逆に自分が相談する立場になってみるのも効果的でしょう。

私は、あまり手術を受けたことがなかったのですが、ここ最近、手術を受けることになったことがあります。

そのとき、病院のスタッフが私の不安や心配事にきっちり答えてくれることが、どれだけありがたいことなのか、さすが、数をこなしてきたプロだな、と思った経験でした。

準備がすべてを決める

プレゼンをすることになると、まず、資料作りから入る人が多いかもしれません。

しかし、先ほど述べたように、伝わらなければ相手は行動を起こさず、プレゼンの目的は達成されません。

聴き手のことを、あなたは本当にわかっているでしょうか？

行動を起こしてもらうためには、聞き手にとって「メリットがある」ことを伝えることです。

もちろん「その証拠（裏付け）」も必要です。相手が何を一番に必要としているか、しっかりと把握しながら構成を組み立てていきましょう。

そこがずれていると、あなたの提案は聴き手に伝わりませんので、とても重要です。

ひとりよがりになってしまい、相手を理解しようとする姿勢が見えないと、相手も理解しようとしません。

なぜなら人は、”感じる力”を持っているからです。

そして、それは意外に鋭いです。

相手のペースに合わせる、相手と自分の立場の違いを客観的に観察してみましょう。

説明を受ける相手は、基本的に、余分な話や要素は聞きたくありませんので、「こちらが知りたいのは、こういうことではない」と言われたら、凹んでしまうかもしれません。

それでも、反発したい気持ちより、相手がなぜそう言うのか、に注目する方が、はやく達成したい目的に辿り着けるでしょう。

相手を理解することは、時間がかかることかもしれません。

しかし、相手の”心の声を聴く”ために使った時間は、からなず双方に大きなメリットをもたらすでしょう。

そしてさらに重要なことは、プレゼンテーションをするあなたの周りの環境です。

人間関係のパワーバランスを読む

あなたのプレゼンでのオファーに対して、誰が決裁権、決定権を持っていますか？

それが「キーパーソン」と呼ばれる人です。

どんなに他の聞き手が良いと感じても、最終的に決定権を持っている人が納得してはじめて、プレゼンの目的を達成することができます。

キーパーソンを含めた関係者それぞれの関係性やパワーバランスを観察したり、その周囲にいる人と何気ない会話から推察したり、裏をとったりします。

例えば、

キーパーソンは、普段どんな人の意見を参考にしているのか？

あなたとはどんな関係にあるのか？

その人はあなたのプレゼンに関して、どこまでの予備知識があるのか？（専門用語を使うか、それを解説すべきか？）

そして根回しの対象となる各人の特徴や関心事を理解する必要があります。

「損得勘定を優先する人」なのか、「周囲の納得を重視する人」なのかなどです。そして、その人に向けて明確なメッセージを伝えます。

プレゼンは提案を通すのが目的なので、「自分が話したいこと=相手が聞きたいこと」ではないことに注意する必要があります。

そのキーパーソンに伝えるつもりで話すことで、他の人にも伝わっていきます。

真のプレゼン巧者は根回し上手

また、キーパーソンだけでなく、意思決定に関わるどの部門の誰の承認が必要なのかも知っておく必要があります。提案がりん議に回った途端に、流れが変わる場合もあるからです。

ビジネスの根回しの具体例としては、ある議題についての会議を行うときに、予め関係者に内諾を得ておくことで会議の際に細かな議論をせずとも承認に持ち込めるようにしておくことが挙げられます。

根回しの基本は相手の立場や考え方を正しく理解した上で、自分の意見をわかりやすく端的に伝えて納得してもらうことです。

なので、自分の意見をしっかりと伝えられる能力があることも重要ですが、相手が何を求めているかを正しく理解して、それに合った対応をするスキルも求められます。

初見の状態で全員にプレゼンテーションをして内容を示したとしても、それぞれの考え方が衝突し合ってしまい、収拾が付かなくなることも多いのです。

そして、それぞれの考え方は、会議以外の場所だと利害関係が絡まないため、相手が率直に言いやすい、という面もあります。

そのためにまずは、社内で影響力がある人や意思決定権のある人などと積極的にコミュニケーションを取って、味方になってくれるように信頼関係を作ることで、いざというときに賛成派になってくれる可能性が高まります。

コミュニケーションについては特定の管理職だけでなく、できる限り広く取っておくのが大切です。特定の人だけに目を付けているとごますりだと理解されてしまいかねないからです。

そして、これから重要な案件を提案するという場面が来たら、その案件に関して影響力がある人や社内評価が高い人も含めて根回しをした上で打ち合わせに臨むようにすれば提案も通りやすくなるでしょう。

また、キーパーソンとは1対1で話しましょう。他の人が絡むと、状況次第では、根回しが滞る可能性もあります。

『提案が通る人』になる

意思決定に関わる人たちがどのくらい、提案を支持してくれそうか、人間関係をよく観察して、あなたが場の設定をうまく調整できることも大切です。

通らないケースは、「相手の状況をきちんと考えていますよ、ということを表現しないまま、自分の欲求、自社の欲求を一方的に伝えている」ことが多いです。

同じ提案でも、これができる人は、事前打ち合わせで場の設定をあらかじめ行い、話の流れをうまく作って導入を組み立て、そして、本題に入っていくようにします。

そうすることで、相手の課題や問題点が、「解決しそうな状況」に変わっていく、という期待を感じさせます。すると、真剣にこちらの話に耳を傾けるようになります。

多くの場合、人は「本当にそうなの？」「私が得するようになっているの？」と、あなたを疑いや不安の目で見ていると考えてみましょう。

そして、そうだとしたら、最初に相手の疑いや不安を払拭するような言葉をかければ、相手も「きちんと自分の（自社の）ことを考えてくれている」と安心して聞いてくれます。

根回しはビジネス上で使うときには、基本的には会議や交渉を円滑に進めるための基本準備です。

根回しをしておかないと会議や交渉に時間がかかり、重役などの多忙な人たちを長時間拘束したり、多大な労力をかけてしまうことになりかねません。

自分が根回しをしておくことによってその負担を軽減できるというスタンスで行うと言う意味で、思いやりの精神からきています。

うまい人のプレゼンを研究してみよう

素晴らしいプレゼンテーションには、導入で、気持ちをほぐしたり、簡単な概略や、解決しそうだ、という見込みを伝える導入部分を作ってから本題に入ります。

結果的に、人が巻き込まれるようなストーリーになっていることが多いです。

TEDなどで、評価の高い人のプレゼンを聴くのも、良い研究になるでしょう。

私が思わず引き込まれたプレゼンは、以下ののようなものです。

先入観を改め、客観的数値を上手に扱う様子に感心してしまいました。

（データは当時のものです）

TEDは少し敷居が高いですが、もう少しカジュアルなプレゼンのイベントもあります。

ペチャクチャというプレゼンテーション形式です。

ペチャクチャナイト（英: PechaKucha Night)と呼ばれるプレゼンテーションイベントで、講演者は、20枚のスライドを1枚あたり20秒使ってプレゼンテーションを行います。

公式サイトによると、建築家を初めとして多くのクリエイターはマイクを握ると延々と喋るから、この様式にしたのだそうです。

このため、一人あたりの時間が明確に制限され、多くの人に端的で簡潔なプレゼンテーションをする機会を与えられます。シンプルにするのはなかなか大変ですが、良いトレーニングになると思います。

このイベント、実は日本発祥で、日本を拠点とする建築事務所クライン・ダイサム・アーキテクツの代表であるアストリッド・クライン（Astrid Klein）とマーク・ダイサム（Mark Dytham）によって考案されたそうで、2012年9月までに世界552都市で開催されてきたそうです。

また、2012年9月現在、480を超えるぺちゃくちゃのプレゼンテーションがオンラインで閲覧できるそうです。

機会があったら参加するのも良いかもしれませんね。

この記事のまとめ

プレゼンテーションは、自分の意図する行動を、納得した上で、聞き手に起こしてもらうために行うもの。

プレゼンテーションは、日常生活のすべてのシーンに活用することができる。

相手の心の声を聞くことが、プレゼンテーションの出発点。相手を理解して初めて、あなたが理解される。

プレゼンテーションの前に、決定権を持つキーパーソンを見つけ、人間関係を築いて根回しをし、受け入れられやすい環境を整えた上で、その人に向けたメッセージを明確に伝えよう。

根回しは、相手の負担を軽くするために行おう。

プレゼンテーションは、相手と一緒に行うコミュニケーションである。上手な人の事例も聞いてみよう。

関連記事：
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ハベン

賢者の知恵袋」　ライター、フォトグラファー、管理栄養士。写真を通して表現を追求する人を応援することをテーマに活動する。そこで生まれる人とのつながりを、より良いものにしたいと考えている。そのために、悩みや問題に突き当たった時、どうずればより賢く、スムーズに解決に向かうか。ヒントになるようなことについて、考えを巡らせつつ、活動中。

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